Parigi - Pengelolaan Kearsipan yang berkualitas dapat mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan. Karenanya Lapas Kelas III Parigi melalui Kanwil Kemenkumham Sulteng bekerja sama dengan Biro Umum Setjen Kemenkumham menggelar Sosialisasi Tata Kelola Arsip dan Bimbingan Teknis Penggunaan Aplikasi SRIKANDI , Kamis (21/09/2023).
Kegiatan yang digelar secara Zoom tersebut menghadirkan narasumber dari Biro Umum. Kegiatan diikuti perwakilan sub bidang pada kantor wilayah, sedangkan secara virtual diikuti seluruh satker di jajaran Kemenkumham.
Dilanjutkan dengan Penerapan aplikasi SRIKANDI dalam lingkungan Kemenkumham. Berharap aplikasi SRIKANDI ini dapat meningkatkan kualitas dan akuntabilitas dalam kearsipan serta menjadi memori kolektif bangsa karena pengelolaan informasi berbasis digital dapat terekam dengan baik dan memudahkan koordinasi antar pemerintah.
Narasumber kegiatan dari Biro Umum mengatakan digitalisasi arsip menjadi sangat dibutuhkan agar semakin efektif dan efisien dalam menjalankan tugas dan fungsi sehari-hari. Dengan digitalisasi ini maka arsip-arsip yang ada dapat tertata rapi dan ringkas.
Arsip adalah suatu identitas,memori, acuan dan sebagai bentuk pertanggungjawaban terhadap apa yang telah dilaksanakan. Oleh karenanya, lanjutnya, penyimpanan arsip yang semula manual harus segera dilakukan secara digital.
Hal itu disebabkan penyimpanan arsip secara manual memiliki resiko yang tinggi antara lain, arsip hilang atau rusak. "Selain hal tersebut lebih dari 10% waktu pegawai habis untuk mencari arsip karena arsip disimpan pada lebih dari satu tempat dan akhirnya banyak dokumen yang tidak pernah ditemukan,"ucapnya.
"Selain itu surat edaran ini bertujuan untuk mewujudkan tertib administrasi dan sebagai acuan bagi unit kerja dalam proses digitalisasi arsip," tandasnya.
Selain pentingnya digitalisasi arsip, pegawai juga harus memahami tentang Tata Naskah Dinas. "Tata naskah dinas merupakan subsistem paling awal dalam tata kearsipan," ujarnya menutup kegiatan Sosialisasi Tata Kelola Arsip.
Paparan materi dilanjutkan Tata cara penggunaan aplikasi SRIKANDI, yang dibawakan oleh Arsiparis Ahli Muda . Dalam paparannya menjelaskan bahwa masing-masing ASN wajib menggunakan akun srikandi dalam meregistrasi setiap surat keluar dari satker masing-masing. Dengan begitu setiap ASN wajib memahami aturan terkait tata naskah dinas di instansi/lembaga nya.
Selain itu, disebutkannya Aplikasi SRIKANDI memiliki beberapa fitur seperti fitur penciptaan arsip yang meliputi pembuatan, penandatangan, pengiriman dan penerimaan naskah dinas secara elektronik antar instansi pemerintah.
“Bahkan terdapat fitur penggunaan arsip oleh pengguna yang berhak, peminjaman arsip dan fitur penyusutan arsip yang meliputi pemindahan dan pemusnahan arsip.” Rincinya.
Berharap keberhasilan penerapan aplikasi SRIKANDI ini bergantung pada peran, kolaborasi, dan komitmen yang kuat dari seluruh unit kerja/satker di lingkungan Kanwil Kemenkumham Sulteng. Sehingga tertib arsip, tranformasi digital dalam kearsipan, dan penyelenggaraan SPBE dapat terwujud.
(Humas Lapas Parigi)